Logistyka i spedycja targowa – jak zorganizować transport sprzętu i stanowisk wystawienniczych na targi

Organizacja transportu sprzętu i stanowisk wystawienniczych na targi wymaga precyzyjnego planowania i współpracy z doświadczonymi firmami zajmującymi się logistyką i spedycją targową. Z uwagi na specyfikę targów, gdzie liczy się punktualność oraz bezpieczne dostarczenie wyposażenia, kluczowe jest dobranie odpowiedniego środka transportu i formy zabezpieczenia towaru.

Jak zorganizować transport towarów na targi?

Logistyka targowa – największe wyzwania przy transporcie stoisk targowych

Udział w targach branżowych to niepowtarzalna okazja dla firm, aby zaprezentować swoje produkty lub usługi i pozyskać nowych kontrahentów. Dla wielu przedsiębiorców szczególnie ważna jest obecność na międzynarodowych targach, gdzie mogą nawiązać kontakty z partnerami z całego świata oraz poznać najnowsze trendy w swojej branży.

Po pierwsze, dobre planowanie

Przyjazd na takie wydarzenie trzeba bardzo dobrze zaplanować, zwłaszcza w zakresie transportu wystawy ekspozycyjnej. Przewóz sprzętu, materiałów reklamowych i stanowisk wystawienniczych na zagraniczne targi wiąże się z licznymi wyzwaniami, takimi jak:

• bezpieczny transport gablot, próbek produktów, materiałów reklamowych i elementów konstrukcyjnych,
• przewóz ładunków o niestandardowych wymiarach,
• odprawa celna,
• przestrzeganie przepisów międzynarodowych, 
• synchronizacja terminów dostawy,
• koordynacja rozładunku.

Po drugie, terminowość

Spedycja targowa to proces, w którym priorytetem jest terminowość, ponieważ nawet niewielkie opóźnienia mogą wpłynąć na przebieg całego wydarzenia i spowodować, że udział w targach będzie zagrożony. 

"Przewozy rzeczy na targi, eventy, konferencje często są zaplanowane na konkretny dzień i godzinę. Jeśli o wyznaczonej porze nie zostanie podstawione auto gotowe na załadunek lub rozładunek, firma wylatuje z kolejki lub jest przesuwana na sam jej koniec." - Radosław Młot, spedytor

Spóźniony załadunek może wymagać wynajęcia dodatkowego sprzętu. Nierzadko załadunek lub rozładunek są też planowane na weekend i w porach objętych zakazami dla dużych aut.

Aby uniknąć opóźnień oraz innych nieprzyjemnych komplikacji w trakcie transportu, warto współpracować z doświadczonymi firmami spedycyjnymi, które specjalizują się w spedycji targowej i posiadają niezbędną wiedzę oraz zasoby, aby zapewnić sprawny i terminowy transport materiałów targowych.

Jak zorganizować transport na targi międzynarodowe?

Jednym z najbezpieczniejszych i najszybszych sposobów na zorganizowanie transportu stoisk wystawienniczych, eventowych i targowych jest transport drogowy. Jest to najlepszy wybór dla firm uczestniczących w targach międzynarodowych, szczególnie w obrębie Europy. Umożliwia elastyczne planowanie trasy i terminu dostawy, co jest kluczowe przy skomplikowanych harmonogramach targów. 

Dzięki możliwości bezpośredniego transportu „od drzwi do drzwi” ogranicza liczbę przeładunków, zmniejszając tym samym ryzyko uszkodzenia towarów. Transport drogowy pozwala na łatwe dostosowanie wielkości pojazdów do przewożonych elementów, takich jak gabloty, materiały reklamowe, czy sprzęt elektroniczny. Pracując z doświadczonym przewoźnikiem, firmy mogą liczyć na profesjonalne zabezpieczenie ładunku, a w razie potrzeby – sprawne przeprowadzenie odpraw celnych.

Organizacja transportu drogowego na targi międzynarodowe wymaga starannego planowania i uwzględnienia wielu czynników. Przede wszystkim należy wybrać odpowiedni typ pojazdu, dostosowany do rodzaju przewożonych eksponatów. W Sawpol organizujemy transport na targi przy użyciu takich naczep jak:

• niskopodwoziowe (tiefbett, semi),
• zestaw,
• platforma,
• mega,
• ze stałą zabudową (koffer),
• typu firanka (kurtynowe) lub plandeka.

Nasza firma dysponuje również niezbędnymi zezwoleniami i zapewnia pełne ubezpieczenie transportu targowego. Dzięki temu możliwe jest zorganizowanie bezpiecznego transportu drogowego do krajów Unii Europejskiej. 

• W przypadku państw spoza UE, takich jak Anglia, Norwegia czy Szwajcaria niezbędne jest posiadanie Karnetu ATA, który umożliwia tymczasowy wwóz towarów bez konieczności płacenia cła i podatku VAT. Więcej na ten temat przeczytasz w artykule: Karnet ATA – co to jest i jak wpływa na transport międzynarodowy?

Wybierając nasze usługi, możesz być pewien, że dopełnimy wszelkich formalności związanych z międzynarodowym przewozem rzeczy, co sprawi, że będziesz mógł w pełni skupić się na przygotowaniach do udziału w targach.

Etapy logistyki targowej – jak zapewnić sprawną organizację transportu?

Transport na targi trzeba bardzo dobrze zaplanować, aby uniknąć niepotrzebnych przestojów oraz innych, możliwych do przewidzenia komplikacji. Logistyka i spedycja targowa składają się z czterech, wymienionych niżej etapów.

Etap 1. Analiza potrzeb i planowanie

Profesjonalny transport na wydarzenia targowe trzeba zaplanować z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Pierwszym krokiem będzie określenie potrzeb, w tym przede wszystkim:

• rodzaj i ilość eksponatów,
• wymiary i waga ładunku,
• miejsce docelowe,
• terminy (montażu, trwania targów, demontażu),
• budżet.

Etap planowania transportu na eventy obejmuje także wybór przewoźnika, opracowanie trasy z uwzględnieniem czasu przejazdu, możliwych utrudnień, opłat drogowych i przekraczania granic oraz formalności, takie jak:

• przygotowanie dokumentów przewozowych (CMR, list przewozowy),
• karnetów ATA (jeśli wymagane),
• ubezpieczenia.

Etap 2. Przygotowanie do transportu

Przygotowanie do transportu wystawy na targi to bardzo ważny etap, który ma duży wpływ nie tylko na bezpieczeństwo przewozu, ale także na sprawny montaż i demontaż towaru. Nasza firma zajmuje się jedynie usługami transportowymi, co oznacza, że ładunek i załadunek jest po stronie klienta. 

Proces ten obejmuje:

• Pakowanie – czyli zabezpieczenie eksponatów przed uszkodzeniem. Do tego celu wykorzystuje się skrzynie i palety.
• Oznakowanie – umieszczenie na poszczególnych elementach czytelnych etykiet z informacjami o nadawcy, odbiorcy, zawartości i symbolami ostrzegawczymi.
• Załadunek – profesjonalne załadowanie eksponatów do pojazdu, zabezpieczenie ładunku przed przesuwaniem się i uszkodzeniem.

Prawidłowe zabezpieczenie ładunku jest bardzo istotne zarówno w przypadku ciężkich elementów, jak i ekspozycji przestrzennych, które mieszczą się w standardzie transportu drogowego, ale zajmują dużo miejsca oraz są lekkie i delikatne.

Etap 3. Transport

Transport ekspozycji na targi najlepiej powierzyć doświadczonym specjalistom, którzy gwarantują sprawną i profesjonalną realizację usługi. Przewóz materiałów na targi obejmuje:

• monitoring, czyli śledzenie przesyłki w czasie rzeczywistym (GPS) oraz stały kontakt z kierowcą,
• dopełnienie wszelkich niezbędnych formalności związanych z transportem dla branży targowej,
• terminową dostawę "door-to-door" na miejsce targów.

Etap 4. Rozładunek i obsługa posprzedażowa

Kolejne etapy transportu eksponatów na wystawy to rozładunek i obsługa posprzedażowa. Rozładunek powinien uwzględniać specyfikę towarów, takich jak ich kruchość, wartość, waga i gabaryty, a także wymagać zastosowania odpowiedniego sprzętu (np. wózki widłowe, dźwigi, platformy) oraz zachowania szczególnej ostrożności przez wykwalifikowany personel. Natomiast obsługa sprzedażowa może dotyczyć takich usług jak:

• magazynowanie towarów przed, w trakcie i po targach,
• montaż i demontaż stoiska,
• organizacja transportu powrotnego eksponatów,
• odpowiedzialne pozbycie się odpadów po targach.

Jak wybrać najlepszą firmę spedycyjną do transportu targowego?

Jeśli chcesz mieć pewność, że transport stoiska na targi przebiegnie bez żadnych zakłóceń, postaw na sprawdzoną firmę spedycyjną o ugruntowanej pozycji w branży. W Sawpol posiadamy duże doświadczenie w realizacji tego typu usług, dlatego gwarantujemy terminowość, bezpieczeństwo i pomoc na każdym etapie transportu. Zajmujemy się również wszelkimi formalnościami i wiemy, jak uzyskać karnet ATA oraz prawidłowo z niego korzystać.

Profesjonalny transport ekspozycji na targi – dlaczego warto?

Profesjonalny transport ekspozycji na targi to gwarancja bezpieczeństwa i terminowości, co przekłada się na udany udział w imprezie. Zlecając to zadanie naszej firmie, możesz liczyć na ekspresową dostawę bezpośrednio na targi i eventy, dzięki czemu oszczędzisz sporo czasu i unikniesz stresu związanego z organizacją transportu.

Naszym klientom zapewniamy kompleksową obsługę oraz wsparcie w przewożeniu towarów o różnych gabarytach i przeznaczeniu. Oferowane przez nas usługi transportowe obejmują również transport maszyn i całopojazdowy, co świetnie sprawdza się w przypadku targów rolniczych, budowlanych oraz przemysłowych.

Dzięki doświadczeniu i nowoczesnym środkom transportu jesteśmy w stanie bezpiecznie przewieźć zarówno ciężkie maszyny, jak i delikatne urządzenia. Zapewniamy także pełne ubezpieczenie ładunku oraz sprawną odprawę celną, co pozwala na bezproblemowy międzykontynentalny transport na targi. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać szczegółową wycenę Twojego zlecenia. Zapraszamy!